Для чего проводится автоматизация в сфере закупок

Согласно исследованию, проведенному среди руководителей государственных и частных российских организаций, до 2021 года включительно на необходимость в автоматизации закупок указывали преимущественно крупные предприятия. К 2022 году картина несколько изменилась: интерес к такого рода изменениям стали проявлять представители среднего и малого бизнеса, что отразилось на повестке отраслевых мероприятий. В настоящее же время наблюдается усиление заинтересованности в автоматизации закупочных процессов среди всех участников, поскольку такой подход позволяет существенно сократить расходную часть, касающуюся работы с поставщиками и заказами.

Необходимость в оптимизации устоявшихся бизнес-процессов возникает, как правило, по мере развития организации. С расширением потребностей в регулярных закупках соответственно увеличиваются объемы работы, количество инструментария и так далее. При этом чем чаще происходит взаимодействие с поставщиками, тем сложнее становится документооборот. При низком уровне автоматизации учет и контроль подобных процессов осуществляются в ручном режиме, что усиливает вероятность допущения ошибок под влиянием человеческого фактора. Кроме того, история транзакций и взаимодействий с контрагентами в таком режиме обычно недостаточно систематизирована, что затрудняет отслеживание динамики.

Частичная автоматизация отчасти решает проблему, но это касается лишь процессов в самой организации. Пока взаимодействие с подрядчиками остается в бумажном виде, электронный документооборот не может реализовать весь свой потенциал. Только при полноценном ЭДО, когда одинаково эффективно налажена автоматизация взаимодействия между внутренними подразделениями предприятия и внешними контрагентами, проявляется желаемый эффект и минимизируются риски ошибок в работе с информацией. Максимальная результативность достигается посредством налаживания учетной системы автозаказа, при которой большинство сопутствующих процессов происходят в онлайн-среде.

Сегодня на рынке можно найти как узкоспециализированные продукты, так и комплексные решения, в рамках которых доступна автоматизация поставщиков различных товаров и услуг. Эти сервисы способны поддерживать надежную базу подрядчиков в программе закупок, управлять заказами, собирать потребности в соответствии с единым стандартом и так далее. Дополнительная экономия в результате внедрения таких систем составляет порядка 5–15 %, а трудозатраты значительно сокращаются. Помимо прочего, автоматизация закупок в немалой степени способствует прозрачности процессов, что положительно влияет на деловую репутацию компании среди партнеров.